「読めない」と「遅れている」を分けて答える

まとめ

• 「読めない」と「遅れている」は別の話になる。前者はいつ分かるかで答え、後者は足し算した数字で答える
• 品質を優先して期日を譲るなら、自分の方針のままにせず、相手との合意として残す
• 相手の懸念を聞くときは、候補を添えて聞く

読み手ごとに報告の中身を変える話は 報告・共有は相手によって何を変えるか に書いた。 ここでは、同じ相手との会話の中で起きたすれ違いを扱う。

噛み合わなかったやりとり

私が担当している作業は、やってみないと分からない部分が多い。 本番に近い環境で一度試していても、本番にしかない差分が後から見つかる。 この性質は関係者に伝えてあり、見積もりが変わること自体は合意の上で進めてきた。 進め方としては、利用者に影響を出さないことを最優先にし、その代わりに期日を譲ってきた。

打ち合わせで、同僚から「このフェーズはいつ終わるのか」と聞かれた。 次の工程にはまだ着手できていなかった。 私は「管理されていないシステムなので、何が出てくるか分からない」と答えた。 同僚は納得しなかった。 残りの工数と1日に使える時間をその場で足し算し、予定より数日遅れるという見込みを、私ではなく同僚が自分で出した。

2種類の「分からない」

同僚が聞いたのは進捗で、私が答えたのは不確実性だった。 どちらも「分からない」と言えてしまう。 答え方は違う。

表1: 2種類の「分からない」

種類	例	答え方	いつ分かるか
不確実性	本番にしかない差分、外部サービスの想定外の挙動	それが判明する時点を言う	構築や検証を進めた時点
進捗	未着手の工程、残りの工数、1日に使える時間	足し算した結果の日付を言う	今すぐ

進捗を聞かれて不確実性で答えると、相手には論点をそらしたように聞こえる。 実際、このときの着手の遅れは、前の工程の残りと会議の多さが原因で、不確実性とは関係がなかった。 「残り何時間、1日に使えるのが何時間、だから終わるのはこの日。それとは別に、本番だけの差分は構築中に出る可能性があり、それが分かるのはこの日」と分けて言えば、同じ情報で話が噛み合ったはずだ。

期日を譲る方針は合意として残す

同僚は打ち合わせの中で「なぜ伸びているのか正直わかっていない」と言っていた。 私は期日を譲って品質を取る方針で進めてきたが、その方針を同僚と合意した記録は無かった。 上司は「見えない部分があるのは想定どおり」と認識していたものの、それが同僚に届いているかは誰も確かめていなかった。

方針が共有されていなければ、遅れは選んだ結果ではなく、計画からの逸脱に見える。 私が「なぜそこまでスケジュールを厳密にするのか」と聞き返すたびに、同僚には論点ずらしに聞こえていたと思う。 方針は口頭で伝えた気になりやすいので、議事録か計画書に優先順位として一行書いておく。

懸念は候補を添えて聞く

私は「何が気になるのかを教えてもらえれば、取れる手が変わる」と考えていた。 ところが「何が気になりますか」と聞いても、同僚からは「仕事を終わらせたいから」としか返ってこなかった。 相手が懸念をまだ言葉にしていないときは、候補を挙げて選んでもらうほうが早い。

気になっているのは、利用者に知らせる日付が決められないことですか。他の作業への影響ですか。それとも別のことですか。

このときの同僚の懸念は、利用者に一度知らせた日付を動かしたくないことだった。 それは本人ではなく上司が代わりに説明した。 候補を添えて聞いていれば、本人の口から先に出てきた可能性が高い。